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La complejidad que se presenta al tratar de hacer este estimado de venta proviene del hecho de tener un alto número de variables en el proceso, como son los constantes cambios en hábitos de consumo, las acciones comerciales, un creciente número de productos ofertados al consumidor, una cada vez mas constante y dinámica entrada y salida de productos, etc.
En este tema existen diferentes elementos, que bien utilizados pueden generar un estimado con la exactitud necesaria para poder planear de un mejor modo.
Típicamente estas variables son:
1. Selección de la técnica de generación
2. Nivel de agregación del pronóstico
3. Frecuencia y Horizonte
4. Nivel y forma de medición de la asertividad
SELECCIÓN DE LA TÉCNICA DE GENERACIÓN
La decisión sobre cuál será el modo de generación se refiere a la forma de estimar la demanda futura, y dicha decisión está con base a la información disponible y el tipo de mercado que se enfrente.
Existen muchas técnicas de generación del pronóstico (que no se tocarán a detalle en este artículo) y básicamente se pueden dividir en cualitativas y cuantitativas. Las técnicas cualitativas se refieren a una generación y validación del estimado de venta por parte de expertos de la empresa (personal tanto de ventas, como mercadotecnia y-o planeadores de la demanda), los cuales conocen el comportamiento de los clientes y tienen el "feeling" del mercado; este tipo de técnicas se utilizan normalmente cuando no existe información histórica confiable o el horizonte disponible es muy corto.
Las técnicas cuantitativas utilizan información histórica de ventas para extrapolarla y realizar un estimado. Al utilizar técnicas cuantitativas la confiabilidad de la información utilizada se vuelve un factor crítico y se debe analizar, entender y validar.
El enfoque que muchas empresas utilizan (con resultados exitosos) es utilizar métodos cuantitativos para generar un primer estimado y después realizar todo un proceso de consenso y validación por parte de expertos del mercado para, al final, tener un pronóstico con el cual todos estén de acuerdo.
NIVEL DE AGREGACIÓN
El nivel de agregación se refiere a cómo se va a utilizar la información disponible (a qué nivel, es decir, a nivel sku, sku por ubicación, familia, total compañía, etc) y dado esto, cómo se va a organizar la generación del pronóstico.
El menor grado de agregación del pronóstico es sku-ubicación, y normalmente un pronóstico realizado a este nivel tiene un error más alto, sin embargo esta decisión depende de para qué se va a utilizar y varía para cada empresa (normalmente para planeación de inventarios debe ser por ubicación, para planeación de producción a nivel sku y para planeación de materias primas a nivel familia por lo general).
El segundo criterio importante para tomar la decisión del nivel de agregación es la calidad de la información histórica de venta (y obviamente el nivel al que ésta se tenga) y el tercero es si las regiones donde se suministra y vende el producto tienen patrones muy diferentes.
FRECUENCIA Y HORIZONTE
La frecuencia y horizonte es la periodicidad con la cual se va a generar el pronóstico y qué tan amplia será la visibilidad del mismo. La frecuencia de generación del pronóstico varía dependiendo del ramo de la empresa (si es de consumo o moda típicamente se utiliza una frecuencia semanal, dado el dinamismo con el cual se tiene que reaccionar a la demanda; y para otros ramos como el metal-mecánico normalmente es mensual), y el horizonte depende típicamente del tiempo de entrega de los proveedores (se utiliza el pronóstico para estimar los consumos de MP's y planear el abasto).
Es muy importante sincronizar la frecuencia de generación del pronóstico con todos los demás ciclos de planeación para tener sincronizada la información en la cadena (no trabajar con versiones no actualizadas de información).
NIVEL Y FORMA DE MEDICIÓN
La revisión y retroalimentación de la asertividad del pronóstico es de suma importancia para ir analizando las fallas en su generación. Existen muchas formas de medir el pronóstico (Error porcentual, Error porcentual ponderado, MAPE-mean absolute percentage error, etc.), sin embargo los aspectos más importantes al dar seguimiento al pronóstico son:
a) Medir la asertividad en cada paso de validación del pronóstico (estadístico, validación por ventas, validación por mercadotecnia)
b) Enfocarse a aquellos skus que son más importantes para el negocio (ya sea por volumen, contribución o algún otro criterio definido).
Típicamente se realiza la clasificación mencionada y se enfocan los esfuerzos en mejorar el error de aquellos skus que resulten de mayor importancia. En la figura 3 se muestra un ejemplo tomando como variables la contribución y el volumen (El cuadrante en rojo es el de mayor importancia).
CONCLUSIONES
En este artículo se comentaron cuatro elementos importantes en la generación del pronóstico, sin embargo lo importante en el proceso es tener siempre en cuenta para qué se va a utilizar el pronóstico, a qué nivel y cada cuando se va a modificar y por quién.
Los aspectos críticos en la generación de un pronóstico son:
· El nivel y la exactitud de la información histórica de venta disponible.
· El proceso de validación (por parte de ventas y mercadotecnia) y a qué nivel se va a dar ésta (a nivel familia, región, punto de inventario, etc.)
· El tener un campeón del pronóstico, es decir, alguien que genere y analice la estadística y que coordine el proceso de validación y seguimiento.
· El seguimiento al error en cada validación-modificación que se realice (en algunas veces el pronóstico estadístico tiene un menor error que el modificado por ventas-mercadotecnia).
· Los sistemas utilizados en la generación, validación y seguimiento del pronóstico (deben hacer ágil el proceso y no largo y tedioso).
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¿Es fácil predecir el futuro?
