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En este artículo definiremos los pasos a seguir para hacer de este proceso uno exitoso. Los pasos a seguir los podemos listar de la siguiente manera:
1. Exploración logística interna
2. Conocimiento del espectro de servicios logísticos
3. Identificación de objetivos de la tercerización
4. Rediseño de procesos
5. Entendimiento operacional y organizacional de 3PLs
6. Evaluación y selección de 3PL's
1. Exploración logística interna
Primeramente se deben de identificar los procesos logísticos realizados actualmente por la empresa. Una vez que se tengan identificados, se deben mapear estos procesos identificando las áreas funcionales involucradas, los responsables de las actividades de este proceso, el tipo de herramienta con la que habilitan sus actividades, el tiempo con el que se realizan dichas actividades y los indicadores clave del proceso. Lo siguiente es cuantificar el Costo logístico, el cual es la suma de los costos de la empresa involucrados en mover y almacenar materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes. En estos se incluyen costos de transporte, rentas y depreciaciones de almacenes, inventarios, personal involucrado en estas tareas, sistemas, comunicaciones y energía, por mencionar algunos de los principales elementos que se deben contemplar. La exploración logística interna es de suma importancia ya que nos da las bases para explorar las actividades logísticas que conviene sean tercerizadas, los resultados esperados en cuanto a servicio y operación y el costo actual, el cual servirá de base para la negociación.
2. Conocimiento del espectro de servicios logísticos
El objetivo de este punto es conocer "la teoría" de los servicios logísticos y no tanto los "sueños" que muchas veces los proveedores ofrecen. Lo más importante de este segundo paso es que durante la investigación de los servicios ofrecidos en el mercado, no nos sesguemos hacia algún proveedor, sólo debemos conocer cuáles son los servicios que existen. Podemos agrupar los servicios en:
· Compras y servicios aduanales: Administración de ordenes de compra; Compras de reposición; importaciones/exportaciones; etc.
· Transporte: DCC (Transporte dedicado); Administración de transporte; Planeación de rutas; Cross-docking; etc.
· Almacenamiento y fulfillment: Administración de inventarios; Postponement; Logística de Reversa; Almacenamiento; etc.
· Servicios integrales y de consultoría: LLP (4PL); Puerta a puerta; Logística inbound; Logística outbound; Diseño de redes de distribución; etc.
Se deben conocer todas las opciones de actividades logísticas con el fin de analizar nuevas oportunidades en la tercerización; sin embargo esto debe ser identificado por la empresa y no por los competidores.
3. Identificación de objetivos de la tercerización
Cada empresa debe tener claros los objetivos para tomar la decisión de tercerización lo más certera posible. Los objetivos típicos que persiguen las empresas al tercerizar actividades logísticas son:
· Agilidad de respuesta al mercado
· Mayor cobertura
· Sacar operaciones que no son parte del Core Business de la compañía
· Reducción de la base de activos
· Reducción del costo logístico
· Acceso a servicios especializados
El tener bien claro el objetivo de la tercerización, facilita mucho el proceso de selección de la mejor opción. Se deben definir las variables de calificación para la selección alineadas a los objetivos. Además, se deben ponderar estas variables, ya que la decisión de selección no se debe de tomar solamente con base en el precio sino también a otras posibles variables igualmente importantes.
4. Rediseño de procesos
De los procesos "candidatos" a ser tercerizados identificados en el mapeo de procesos, se debe realizar un rediseño de estos persiguiendo objetivos tanto de operación como de servicio. El rediseño debe ser llevado a cabo sin importar las restricciones actuales que existan en el sistema logístico, es decir se debe crear el mapa de la situación ideal. Al ir rediseñando los procesos bajo esta premisa se debe generar un documento que contemple todos los requerimientos que demande el nuevo diseño para su operación. El siguiente paso es clasificar a los requerimientos por su importancia o prioridad dentro del sistema logístico, es decir, existirán requerimientos que son básicos o fundamentales para la operación y habrá otros que sean importantes más no necesarios para la operación (típicamente se utiliza una escala del 1 al 5 donde el 5 es el de mayor importancia o prioridad y el 1 es un requerimiento deseado, más no indispensable). Este documento se le conoce como RFI (Request For Information, por sus siglas en Inglés), el cual es comúnmente utilizado en la selección de herramientas tecnológicas. El siguiente paso es mandarle a los proveedores logísticos (3PL's) este RFI. Una vez que lo contesten se evalúa qué tanto se ajustan a los requerimientos de la operación y se llega a un "short list" donde se tengan entre 3 y 5 candidatos.
5. Entendimiento operacional y organizacional 3PL's
A los candidatos finales se les envía un RFP (Request For Proposal) el cuál es un documento que contiene una agenda de puntos que le gustaría a la empresa tratar con el 3PL mediante presentaciones, demostraciones, visitas a clientes del 3PL, visitas a instalaciones del 3PL, etc. aunado a la propuesta económica inicial. Es importante visitar las instalaciones de los 3PL's para verificar si cumplen con los requisitos de calidad, limpieza, seguridad, etc. que tenga nuestra empresa. Se deben programar cuando menos 4 entrevistas con puestos clave de la organización del 3PL, como lo son:
· Gerente de operaciones
· Gerente de Servicio al cliente
· Gerente de centros de distribución
· Gerente de transporte/distribución
Estas entrevistas tienen el fin de encontrar que tanto ajuste organizacional tendrán las dos empresas una vez que inicien operaciones, así como conocer si se comparten los mismos valores. En las entrevistas debemos plantear a los gerentes escenarios "what if", es decir situaciones que típicamente suceden en nuestra empresa para ver que manera se involucrarían ellos en la solución de las mismas. Hay que recordar que lo que para nosotros puede ser prioritario para el 3PL puede que no lo sea tanto.
6. Evaluación y selección de 3PL's
Como se mencionó anteriormente, la decisión no sólo debe estar con base en el precio debido a que puede haber otras variables igual ó en ciertas circunstancias más importantes que el precio, como lo puede ser el servicio. El caso típico en México de esto es la entrega a los autoservicios, la cual si no se realiza a tiempo se pierde la venta y/o el cliente. Una vez revisados los RFI's, RFP's y demás factores en las entrevistas, visitas, etc. es momento de revisar las propuestas económicas. Los proveedores logísticos manejan muchos esquemas de cotización, he aquí la importancia de que desde el principio de todo este proceso de selección identifiquemos los impulsores que afectan nuestro costo logístico. Debemos de llevar a los mismos términos todas las cotizaciones de los proveedores logísticos para que sean comparables. Siempre es recomendable identificar cuáles rubros varían netamente con el volumen y de ahí inferir el cargo fijo que está haciendo el proveedor logístico. Hay que tener en cuenta que la utilidad de un proveedor logístico no está en el transporte o almacenamiento por sí solos, ya que estos pueden ser clasificados como servicios commodity. Típicamente en los servicios de valor agregado es en donde ellos alcanzan la utilidad. Por esto siempre debemos de identificar si estos servicios realmente están agregando valor a nuestros procesos logísticos, los cuales en muchos de los casos si lo hacen. La recomendación es separar los costos de almacenaje y transporte de los demás costos y analizar qué tanto más valor económico o estratégico están agregando. Este valor económico debe de ser analizado también en términos de riesgo, es decir qué tan factible es que operacionalmente puedan darse los niveles planteados.
En resumen podemos decir que el proceso que debemos de seguir para la selección de un proveedor logístico debe ser muy riguroso y objetivo, ya que podemos dejar de ver factores que afecten seriamente el costo y/o el servicio. Primeramente debemos decidir qué actividades tercerizar y no sólo hacerlo porque es lo que está de moda o es lo que los proveedores mencionan que es la tendencia, sino porque es lo que brindará mas valor a nuestro negocio. También hay que tener mucho cuidado de que las promesas que haga un proveedor de servicios logísticos en realidad pueden ser ejecutadas como fueron planteadas y esto puede ser evitado mediante demostraciones o visitas a operaciones actuales que tenga el 3PL. Finalmente la decisión de selección no sólo debe de estar con base en costo sino también con base al cumplimiento de los requerimientos de servicio, empatía organizacional, y el soporte y servicio que el mismo 3PL brindará a nuestro negocio.
José Manuel Tirado es Gerente De Consultoría En Cadena De Suministro
jmtirado@sintec.org
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Tercerización logística: ¿cómo tomar la decisión correcta?
