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E n los albores de la formación universitaria, cuando algún buen maestro “perro” (y digo buen porque los maestros exigentes o “perros” son los que realmente dejan una huella positiva en nuestra vida profesional) nos atemorizaba el primer día de clases con que deberíamos desarrollar durante el semestre un proyecto que valdría el 50% o más de la calificación final de la materia, como buenos novatos, no teníamos ni la menor idea de lo que estaba hablando.
Más adelante, a mitad de carrera, ya teníamos algunas "mañas" para los siguientes proyectos que consecutivamente nos serían asignados, pero aún al terminar la universidad y sentirnos casi como expertos, la mayoría de nosotros no conocíamos la realidad de la vida profesional y mucho menos, la complejidad de desarrollar un proyecto con equipos de trabajo multidisciplinarios y a veces, multitudinarios.
Después de algunos años de darme topes para lograr los resultados que se esperaban de mí y de mi equipo en diferentes escenarios laborales, encontré un sistema simple, ordenado y creativo para asegurar el éxito de un proyecto. Le llamé IDEA por las siglas de sus fases de desarrollo: Inmersión, Diseño, Ejecución y Actualización.
Ahora me resulta sistemático y eficiente cualquier proceso de elaboración y administración de proyectos, por supuesto, dentro de mi área, y quisiera compartirlo con usted por si le resulta útil. Para efecto de simplificar la explicación, llamaré "cliente" a la persona o grupo que nos ha asignado el proyecto, ya sea éste un cliente real o un ejecutivo dentro de nuestra propia organización.
Inmersión
En esta fase del proyecto se obtiene toda la información necesaria para realizar el proyecto, a través de entrevistas con el cliente, realización de un sondeo exploratorio en el mercado y la utilización de datos disponibles en fuentes de información secundarias.
La información total es posteriormente analizada para la preparación de un diagnóstico, el cual incluye la visualización del problema, así como recomendaciones generales a seguir para lograr las metas establecidas previamente en conjunto.
Diseño
En la fase de Diseño se elaboran las estrategias y planes con base en los resultados y recomendaciones derivados de la fase anterior. Los planes incluyen paso a paso las guías para su realización, las tareas específicas que se llevarán a cabo, así como los tiempos y costos involucrados.
Es necesario en este momento elegir a los miembros del equipo que le ayudará a implementar los planes con éxito. Es conveniente ser precavido con la selección de los miembros, tomando en cuenta las características necesarias en cada una de las personas que realizarán las funciones. Un buen equipo generalmente abarca las funciones de dirección, crítica, ejecución, contacto externo, coordinador, creativo y supervisor, distribuidas entre sus miembros de acuerdo a sus capacidades individuales. Y no hay que olvidar la "química" del equipo, es mejor evitar que trabajen juntas personas conflictivas.
Ejecución
Cada uno de los planes a seguir debe en esta etapa, detallarse al máximo para identificar las tareas asignadas por función dentro del equipo. Pueden diseñarse algunos formatos de control para ir dando seguimiento al cumplimiento de tareas en tiempo y forma. También resulta necesario establecer con anticipación las reglas de colaboración del equipo, incluyendo fechas para sesiones de revisión, resultados esperados por etapa y responsabilidades personales.
Inicia entonces el trabajo en donde cada integrante realiza su labor por separado o en conjunto con otro(s) integrante(s), para después compartir sus logros con el resto del equipo en sesiones de revisión recurrentes o de actualización.
Actualización
La fase de actualización inicia realmente en sobre-posición a la etapa de ejecución, ya que de ella forman parte las sesiones de revisión realizadas en el transcurso del proyecto. Al concluir el trabajo, se lleva a cabo finalmente, una evaluación total de resultados del proyecto, se comparten aprendizajes, se establecen nuevas metas, así como nuevos planes de acción y seguimiento para mantener vigente el éxito del proyecto.
De esta forma IDEA, es una metodología simple, a la vez que efectiva para la administración y desarrollo de proyectos.
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La IDEA productiva
